Prosjektgruppa/ eksamensgruppa er :
Ingvild Hjelmtveit, Førde og Jan Petter Bergan, Tønsberg
1. BLOGGINNSLAG - om noen refleksjoner etter gruppearbeidet
Første blogginnslag består i å skrive en liten tekst som avspeiler gruppearbeid 1 som ble gjennomført første dag. Du kan velge om du vil gjenspeile synspunkter fra gruppediskusjonen og presentasjonen, eller om du vil velge et annet eksempel fra din egen virksomhet.
Frist: 9. oktober.
Etter 9. oktober skal du gå inn på listen over deltakere, finne den som står under deg på lista, og skrive en kommentar til dette innlegget.
Gruppearbeidet viste med tydelighet at forankringen manglet. Jeg legger inn min bloggkommentarer til Ingvild her :
Visst er det viktig med formell forankring i egen organisasjon (kommune), men utfordringen blir bare større når flere kommuner skal samarbeide. Her må jobbes hardt med formelle strukturer og ikke minst til et raust mandat til de som skal gjøre jobben. Som basis kan ligge styringsdokumenter. Vestfold har et godt samarbeid med 12 kommuner på en rekke samfunnsområder. Innen IKT har vi klart å utvikle en felles plattform, men det er stadige avvik som gjør samarbeidet vanskelig.
Slik hørte og noterte jeg valgt tema i gruppearbeidet første dag :
Utgangspunktet for Førdesamarbeidet var en økonomisk bestilling (interkommunal regnskapsløsning) og å utnytte kompetansen til felles beste. Gruppedrøftingen var klar på at interne prosesser manglet, organiseringen var undervurdert og manglet struktur, samarbeidsavtalen var vag og de ivrige i prosjektet manglet forankring i alle 9 kommuner. Problemkompleksene er klassiske og ikke uvanlige. Om prosjektet sannsynligvis på sikt vil gi en gevinst i forhold til kompetansedeling, reduksjon av antall årsverk og rasjonelle rutiner, så er prosessen dit smertefull og krever at noen tar tak. Mitt spørsmål er hvor aktive våre politikere er med i en slik prosess. Jeg spør meg om dette er fag og at politikere bør konsentrere seg om bestilling og mandat og etterpå vurdere resultater og oppnådde gevinster.
Veldig kritisk kan jeg spørre meg om samarbeid med hele 9 kommuner er rasjonelt når det kommer til stykke... Kanskje dette er å banne i systemet, men tiden som brukes til koordinering, samarbeidskonstruksjoner, møter osv. blir målt i forhold til forventet resultat. Vel, jeg bare spør. I Vestfold har vi 12 kommunesamarbeidet og jeg må vel si at mye tid går med til "ingenting". Men likevel, vi får stor faglig bredde, kompetanseutnyttelse og ideer brytes og drøftes. Det er vel farlig å være negativ til slikt samarbeid, men et aldri så lite kritisk blikk bør vi tillate oss.
Hva kan vi da lære av dette, både ift til Førdeprosjektet og til slike prosjekter i sin alminnelighet ? Jeg vil i alle fall notere meg dette ;
- organisatorisk fokus og beskrive en styringsmodell allerede fra første fase
- uheldig å sette drift og utvikling inn i samme prosjekt
- evalueringsprosesser underveis er nødvendig - måle eventuelle endringer underveis ; dvs, utføres ting annerledes nå ? utføres ting bedre nå ? og stopper vi med å gjøre ting ? Dette skal og bør også måles ved prosjektslutt.
- gevinstene (måloppnåelse ) må være tydelig definert
- kommunikasjonen underveis i prosessen må ikke undervurderes
Jeg ser at tiden fra bestilling til ønsket gevinstrealisering blir for kort og kvalitet og kvantitet måles ikke. Men ressursene i offentlig sektor er svært begrenset og tid og rom til "målrettet utvikling" er ikke altfor stort ( selv i en kommune som Tønsberg med 2300 årsverk... )
2.BLOGGINNSLAG - om en aktuell eGovernmentsak og hvorfor dette er av interesse for oss (nå) 
Du skal finne fram til en dagsaktuell "eGovernmentsak" i mediene (dagspresse, kringkasting etc), lage lenke til innslaget og forklare hvorfor dette er aktuellt med tanke på kurset vi gjennomfører, evt også hvorfor det er interessant.
Innleggene skal kommenteres på samme måte som i første oppgave.
Jeg velger å se kort på de mål og visjoner KS har på vegne av alle kommuner.
KS - Det digitale spranget
KS uttrykker store forventninger til kommunene i forhold til eforvaltning, digitale skjemaer og ekommunikasjon med innbyggerne. Det er gode ambisjoner, men jeg er redd for at fremdriften ikke holder.
Slik skriver KS i introduksjonen til planen "Det digitale spranget" :
"Når det gjelder digitale tjenester er det for eksempel satt som mål at alle interaktive tjenester mot innbyggere og næringsliv skal bygge på et felles standardisert grensesnitt (MinSide) i løpet av 2007. I løpet av 2008 forutsettes det at alle kommuner og fylkeskommuner skal kunne tilby brukerne autentisering gjennom det offentlige sikkerhetsportalen for PKI. I løpet av 2008 skal alle kommuner og fylkeskommuner også ha tatt i bruk saksbehandlingsløsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak/arkiv-systemer og fagsystemer for de viktigste tjenestene. Kommuner og fylkeskommuner som realiserer disse målene vil ha tilrettelagt for sikre selvbetjeningsløsninger på nett og muligheter for å kunne hente ut betydelige effektiviseringsgevinster. I tillegg vil innbyggerne oppleve en mer åpen og tilgjengelig kommune." (KS Svein Erik Wilthil, 2005)
Dette er selvsagt interessant og høyst aktuelt for å kommunene å forholde seg til, f.eks. MinSide-utfordringene og standardisert grensesnitt og hvordan dette er kommunisert ut til kommunene. omtalt. Så gjelder det 2008 som snart banker på den digitale porten og vil at vi skal tilby "brukerne autentisering gjennom den offentlige sikkerhetsportalen for PKI." Det er jo flott, men hverdagen i kommunene fortoner seg rimelig annerledes. Først er det avsatt lite tid og ressurser til utvikling. Tid til dette må presses inn i forhold til nødvendige driftsoppgaver, så er vi avhengig av leverandører som forstår kommune og behov og tilslutt må det kjøres interne løp som sikrer kvalitet.
Dette er aktuelt å drøfte på kurset, fordi realiteten i kommunene er svært så ulik det KS forestiller seg. Dessverre. Men vi gjør så godt vi kan....
Vet ikke hvor relevant dette er, men klipper dette fra nasjonalt program for eGovernment i Kazakhstan....
National Program for Developing e-Government in the Republic of Kazakhstan for Year 2008-2010
Most government functions and services are connected to paper workflow, information systems fragmentation and require gathering or confirmation of information from various adjacent government agencies. All costs associated with information gathering and confirmation processes are incurred by applicants or service recipient. E-government is a mechanism that allows to eliminate most of such expenses and to reduce the number of required information, certificates and other documentation. To achieve this, government agencies through business processes re-engineering, should move to a more extensive use of e-Government infrastructure integration opportunities, such as e-Government Gateway, National Electronic Registration System in order to efficiently organize inter-agency interactions and provide the citizens and businesses with most demanded types of electronic services.
e-Government infrastructure development will be carried out by stimulating and providing conditions required for the development of IT access infrastructure to its resources and services: mobile Internet, wireless broadband digital networks, as well as by setting up institutes for management and development of e-government.
3. BLOGGINNSLAG - aktuelt kapittel fra pensum
Velg ett av kapitlene i enten Heeks eller Bhatnagar (pensumsbøkene), eller en av artiklene eller bokkapitlene som er angitt som pensum, og skriv et kort sammendrag av hva det handler om. Se om du finner annet aktuelt stoff om samme emne på nettet, og lag lenker til dette også. Lag gjerne sammendrag av et annet kapittel enn de andre deltakerne har tatt, så får vi tilsammen en "kortversjon" av pensum.
Frist: 11.november.
PROSJEKTOPPGAVE 5.november 2007
- Analysere et endringsprosjekt som enten er gjennomført, eller som du kunne tenke deg gjennomført i din egen organisasjon, eller rettere i organisasjonen til ett av gruppemedlemmene. Prosjektet må ha noe med IKT å gjøre, men kan godt omfatte forbedringer av intern effektivitet.
- Du skal studere hva som er gjort for å skape forståelse for endringen, hva som er gjort for å forankre endringsprosessen blant organisasjonens medlemmer, og hva som er gjort for å skape forpliktelse rundt det videre arbeidet.
- Videre skal du reflektere over hva som har gått galt undervis, evt hva som kan gå galt og hva en har håndtert på en bra måte.
- Med utgangspunkt i erfaringene dine, samt kursets pensum og annen litteratur, skal du sette opp en liste på 3-5 punkter som det er alller viktigst å ta hensyn til når en gjennomfører IKT-baserte endringsprosjekter i offentlig sektor.
Dersom besvarelsen inneholder konfidensielle opplysninger, kan den legges inn som et word-dokument på Itslearning. Det tilstrebes imidlertid størst mulig åpenhet blant deltakerne, slik at vi kan lære mest mulig av hverandres eksempler, enten de er på lista over "beste praksis", eller de er på lista "gjør for all del ikke slik!"
ENDRINGSPROSJEKT I EGEN ORGANISASJON
Jeg velger som prosjektoppgave å analysere et IKT-prosjekt i egen organisasjon.
Jeg tar for meg PROSJEKTET NY NETTSIDE FOR
Tønsberg kommune. Hensikten er å ta teori inn i et konkret prosjekt og derav omsette i praksis - ja, for å lære, rett og slett, og for å dele mine erfaringer og håpe på kommentarer til dette.
Konklusjoner først :
1. Design, teknisk funksjonalitet og navigasjon var rimelig enkelt å håndtere.
For snevert å definere dette som IKT-relatert
2. Verdifull rettledning fra prosjektarbeidet i 12 kommunesamarbeidet i Vestfold.
3. Sterk support fra leverandør
Både iht kontrakt og for å sikre en god referanse til Tønsberg kommune.
4. Interne utfordringer;
policy, forankring, prosjektstyring, forståelse og forpliktende deltakelse
etterpå
5. Organisering og kvalitetssikring
og hva vi lærte...
Jeg vektlegger pkt. 4 og 5 fordi det er mest interessant i relasjon til eGovernment-tenkningen og fordi intern bevisst implementering er helt avgjørende for å sikre suksess eller konstatere fiasko. 
Mine refleksjoner går på :
- policydrøftinger i organisasjonen eller formidling av disse
- utfordringer i forhold til tjenestebeskrivelser
- mulighetene ved bruk av nettside og gevinstrealisering, blant annet utvikle selvbetjeningsprisippet
- demokratisering og innsikt, tilgjengelighet til offentlig forvaltning
- ressursallokering og miljøeffekt
1. Tilnærming, definisjoner og avgrensninger
Min tilnærming til en analyse går først på "bestillingen" ; å etablere ny nettside og hvilke beveggrunner som lå bak et slikt prosjekt, både i relasjon til egen organisasjon og til interkommunalt IKT-samarbeid i Vestfold. Videre vil jeg se på en antakelse om "bakenforliggende definisjoner".
Vi ser ny nettside langs tre perspektiver : innbyggerperspektivet, som konsekvens av interkommunalt samarbeide og ikke minst betingelser i intern struktur og kultur, med mest vektlegging på det siste. Det betyr at ny nettside ikke bare blir å betrakte som et IKT-relatert prosjekt, nei, snarere og viktigere som et organisasjonsutviklingsprosjekt eller et endringsprosjekt der IKT-verktøyet er verktøyet og prosjektets eiere som endringsagenter. Schartum og Jansen (2007) hevder at informasjonssystemer ikke bare er tekniske systemer og deres funksjoner, men hvordan de anvendes og "integreres inn i organisatoriske, sosiale og kulturelle sammenhenger."
KS har denne visjon i `det digitale spranget` :
eKommunen skal aktivt utnytte moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologi
til å skape tilgjengelig og effektiv forvaltning og gode tjenester til
innbyggere og næringsliv!
Dette innebærer at den moderne eKommunen må:
•
gi innbyggerne mulighet til å velge kommunikasjonskanal, men prioritere den
digitale kanalen
•
ivareta informasjonsbehovet for ulike brukergrupper på kommunens nettside/
portal
•
gi innbyggerne mulighet til å delta i demokratisk dialog på nettet om viktige
samfunnsspørsmål
•
gjøre flest mulig tjenester tilgjengelig på nett
•
bruke IKT til å skape tjenester med høy kvalitet
•
samhandle elektronisk med andre forvaltningsnivåer og offentlige virksomheter
for å skape helhetlige offentlige tjenester
•
ivareta personvernet og sørge for sikker informasjonsbehandling
•
frigjøre ressurser gjennom effektivisering av forvaltningen ved bruk av IKT
2. Bakgrunn og status
Den gamle nettsida gikk ut på dato for et par å tilbake. Vi har de siste åra sett et tydelig behov for ny løsning med bedre innhold, funksjonalitet og navigasjonsmuligheter og derav bedre nettservice til våre innbyggere. 12-kommunesamarbeidet i Vestfold utredet prosjekt om nettportaler, design, kravspesifikasjoner og fellesløsninger. Dette ble viktig bakgrunn for å sette igang med ny portal i egen kommune.
Bestillingen var konkret og prosjektgruppe/arbeidsgruppe måtte selv definere innholdet og sjekke ut med organisasjonens ledergruppe. Tilbakemeldingene gikk på en forståelse om at dette var å betrakte som et begrenset IKT-basert prosjekt eller mer å anse som organisasjonsutvikling ?
Vi organiserte opp styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsgruppe. Ny nettside ble lansert 16.oktober 2007 kl. 1000. Første 14 dager har vårt nye nettsted hatt 37 000 besøk. Tilbakemeldingene fra innbyggerne er positive.
3. Noen refleksjoner 
Etablering av en ny nettside er en større organisasjonsmessig enn en teknisk utfordring. De mulighetene en god nettside for en kommune gir, skulle være åpenbare. Både i forhold til effektivisering, intern IKT-utvikling av organisasjonen og ikke minst den mer markedsføringseffekten dette gir. Men dette er ikke så tydelig for alle, noe som kan skyldes at nettside er å betrakte som IKT og noe dataseksjonen holder på med. Spredningen i hele organisasjonen er ikke alltid like strukturert og ny nettside er ikke i utgangspunktet oppfattet som et endringsprosjekt med sterke forpliktelser til intern organisering.
12 kommuner samarbeider om felles struktur for nettportaler i Vestfold. Om lokal kommunestruktur, lokal identitet og lokal profilering skal ivaretas, så har vi mye felles som i rapporten danner en god basis. Les her Ikke minst holdt vis oss til design (tjenestebeskrivelser, politikk/demokrati, om kommunen, siste nytt, aktuelt og hvis du...- strukturen. På valg av tjenestebegreper mener vi det er poeng å bruke samme kategorier på offentlige tjenester. Vi bestemte oss for stor grad av lojalitet til retningslinjene fra 12 k. Kravene til WAI (tilrettelegging for blinde og svaksynte) ga oss mye.
Den interne utfordringen må baseres på forståelse, forankring og en forpliktelse til forandring. Gevinster vil ikke kunne oppnås før publikum og medarbeidere gjør endringer i rutiner og prosesser. Heeks (2006) mener at forståelse for behov for endring skapes ved at man som individ, gruppe eller organisasjon erkjenner, at det er skapt et behov for endring. Denne forståelsen er en individualisert mental og organisasjonskulturell utfordring. Videre må endringsprosesser være tydelige i sin kommunikasjon. Visjoner og mål skal være som fjelltopper, høye og synlige (Stordalen 2007). Men ikke nok med det. De må oppfattes og forstås i organisasjonen og dermed kunne forankres - dypt, ikke bare i ledergruppa.
Den politiske forpliktelse ligger i forutsigbare rammevilkår. Tilstrekkelige budsjetter og forventninger om resultater må ligge i bunnen av prosjektet.
4. Publikums- og næringslivsfokus
Governments have been viewed as complex, mammoth bureaucratic etablishments with a set of information silos that erect barriers to the access of information and make the provision of services cumbersome and frustating. With eGovernment, the quality of services provided to citizens and businesses services can improve significantly while attaining greater efficiency for all participents (Kumar, Mukerji, Butt 2007).
Videre hevder Kumar m.fl. (2007) at eForvaltning gir et sett av fordeler for innbyggerne.
The electronic delivery of government services, especially the availability of different forms and the option of electronically submitting them, provides a considerable saving of time and money for individuals. Technology now makes it possible to personalise a website to a point where delivery of services could be tailored to meet the specific needs of an individual, thereby increasing the satisfaction of citizens from government services (Gilber and Balestrini, 2004). The adoption and usage of online government services has a special significance for developing
I planen "Det digitale spranget - eNorge 2009" sier KS ;
Når det gjelder digitale tjenester er det for eksempel satt som mål at alle interaktive tjenester mot innbyggere og næringsliv skal bygge på et felles standardisert grensesnitt (MinSide) i løpet av 2007. I løpet av 2008 forutsettes det at alle kommuner og fylkeskommuner skal kunne tilby brukerne autentisering gjennom det offentlige sikkerhetsportalen for PKI. I løpet av 2008 skal alle kommuner og fylkeskommuner også ha tatt i bruk saksbehandlingsløsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak/arkiv-systemer og fagsystemer for de viktigste tjenestene. Kommuner og fylkeskommuner som realiserer disse målene vil ha tilrettelagt for sikre selvbetjeningsløsninger på nett og muligheter for å kunne hente ut betydelige effektiviseringsgevinster. I tillegg vil innbyggerne oppleve en mer åpen og tilgjengelig kommune med 24-timers service 365 dager i året.
Vi kan vel nærmest slå fast at eForvaltning for publikum er hensiktsmessig og ressursbesparende. Det er nok ikke å ta for hardt i at innbyggerne forventer at det offentlige nå tilrettelegger og utvikler alle sider av eNorge. MinSide er på lufta og AltInn er pr 2006 et forpliktende samarbeid med 17 offentlige etater (Schartum 2007). Altinn retter seg primært mot næringsdrivende, men blir i noen grad også brukt av privatpersoner. Dermed er noen forventninger skapt om digital utvikling av det offentlige Norge.
Stortingsmelding nr. 17 2006-2007 Eit informasjonssamfunn for alle er opptatt av at "alle må få tilgang til kunnskap og innsikt som gjør det mulig å delta i de demokratiske prosessene" (s 37). Dette gjør at vi må legge vekt på innsikt i de lokale forholdene, politikk, forvaltning og gi god informasjon slik at alle kan følge med. Kompetansen i samfunnet øker og det er slutt på den tid da kommunen kunne unndra lovhjemlet innsikt og forsøke å formørke mulighetene til å sette seg inn i hvordan kommunens politiske og administrative organisasjon forvaltet innbyggernes interesser. Ifølge kommuneloven pg 4 skal kommunen til og med innta en offensiv rolle. En god nettside kan være et godt skritt i tråd med lovens intensjoner.
Et digitalt fokus på service for innbyggere og næringsliv er helt relevant og logisk. Utfordringen blir å se på om offentlig etilrettelegging imøtekommer kravene om demokratisering, innsyn og eService.
5. Det interne fokus - et spørsmål om e-organisasjonsutvikling ?
Forankring, forståelse og forpliktelse er gjennomgående og helt grunnleggende for vellykkede organisasjonsutviklingsprosjekter. Heeks (2006) mener at forståelse for behov for endring skapes ved at man som individ, gruppe eller organisasjon erkjenner, at det er skapt et behov for endring. Denne forståelsen er en mental og organisasjonskulturell utfordring.
Forankring kan oppfattes som et lederansvar. Men ikke bare det. Skal etablering av ny nettside lykkes internt, må ledelsen vite hva og hvorfor, og med fordel se dette som del av et større organisasjonsbilde. Skal vi lykkes med å skape endring, ta grep, innføre andre (og mer rasjonelle) rutiner, så må ledelsen tidlig i prosessen legge noen grunnleggende verdier. Ingen god forankring, ingen forpliktelse senere.
Forankringen må skje i hele organisasjonen og da må ledelsen vise vei og peke ut kursen framover.
Forpliktelse i organisasjonen skapes ved tydelige kommuniserte strategier, målsettinger, god prosjektstyring og gjennomføring og evaluering. I tillegg er en fremsynt ledelse med klar og tydelige kommunikasjon, en vesentlig faktor når man skal skape forpliktigelse i alle ledd i en organisasjon..
Ifølge Heeks er ledelse i IKT prosjekter svært viktige i forhold til suksess eller ikke. Dette er selvfølgelig viktig både i forhold til overordnet ledelse, som utarbeidelse av strategier etc, men også i forhold til de enkelte prosjekter. Man er avhengig av de menneskelige faktorer, kompetanse og samspillet mellom menneskene og teknologien. I følge Heeks er det disse faktorer som er avgjørende for om et egovernment prosjekt blir en suksess.
Vi kan anvende relevant verktøy for å sikre forankring, f.eks. gjennom beslutninger og vedtak. Politiske vedtak vil sikre forankringen best og redegjøre for prosjektets legitimitet. Hos oss har vårt bystyre bestemt at vår nettside er å betrakte som kommmunens "sterkeste informasjons- og kommunikasjonskanal mellom innbyggere/næringsliv og det politiske og forvaltningsmessige nivået." Det legitimerer også den forpliktelse administrasjonen må innta for å følge opp bystyrets vedtak.
Den største og vanskeligste utfordringen er forståelse. Det er ingen automatikk mellom forankring/forpliktelse og en generell forståelse i organisasjonen. Gevinster vil ikke kunne oppnås før publikum og medarbeidere gjør endringer i rutiner og prosesser. mens forankring går på organisering og forandring er resultat, at vi skal gjøre andre handlinger, innføre andre rutiner og å utføre IKT-tjenester på annen måte. Dette krever forståelse. Vi vet hvordan inntatte holdninger, inngrodde rutiner og behagelig trygghet sementerer motstand mot forandringer. Å implementere en forståelse i organisasjonen internt er krevende, men særdeles viktig og må aldri undervurderes. Vi tror vel at maksimal deltakelse av mange, peke ut "ildsjeler" og utvikle superbrukere kan være konkrete tiltak som lar seg realisere.
6. Hva gikk bra og/eller hva gikk galt underveis, hva burde vært utført annerledes ?
Hva gikk bra ?
1. Organisering i styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsgruppe
2. Sterk støtte i sluttfasen fra ledergruppen
3. "Godt nok" - resultat ved prosjektets fase 1
4. God motivasjon underveis
5. Godt utgangspunkt fra 12-kommunesamarbeidet
Hva gikk ikke så bra ?
1. Interne utfordringer - "markedsføring" av en mulighet
Innhold, tjenestebeskrivelser og fakta om egen kommune skal leveres for å gjøre en nettside så god som mulig. Det er en kraftig utfordring for noen og vil fortsette å være det. Mange har greie publikumsorienterte tjenestebeskrivelser, andre har beskrivelser som det for "allmuen" er umulig å forstå. Det er helt essesielt at vi har på oss innbyggernes briller når vi skal beskrive hva tjenesten går ut på, hva kommunen gjør og hva vi forventer av innbyggeren. Her er det faren for å fremmedgjøre og utilgjengeliggjøre stor med våre faguttrykk, krav til dokumentasjon, krav til rettferdighet og henvisning til et rigid lovverk osv. Vi har et formidlingsansvar og et omfattende lovverk å forholde oss til. Vi skal sikre kvalitet, forutsigbarhet og korrekt saksbehandling uten feil og fare for uønsket presedens. En vakker balansekunst mellom tilgjengelighet,åpenhet og krav til kvalitet og fullstendighet på objektive kriterier må ikke oppfattes som motsetninger, men kan bli det.
Governments have been viewed as complex, mammoth bureaucratic etablishments with a set of information silos that erect barriers to the access of information and make the provision of services cumbersome and frustating. With eGovernment, the quality of services provided to citizens and businesses services can improve significantly while attaining greater efficiency for all participents (Kumar, Mukerji, Butt 2007).
The resulting benefits to the quality of life, industrial competitiveness and society will only be realised, however, if administrations change the way they operate. The Commission has just published a Communication setting out the state of play and charting the way forward. (EU eEurope 2005)
Det er ikke opplagt at "administrations change the way they operate". Å se hvilke fordeler en god nettside gir, er ikke oppdaget godt nok i organisasjonen.
2. Gapet mellom forventninger og realitet
Når tjenester og fakta legges tydelig tilgjengelig på nettet og når vi signaliserer et innbyggerfokus, så er vi nær opptil flere policyspørsmål på grad og omfang. Tjenestene må være tydelige, sette realistiske forventninger og saksbehandling og svar, angi ønsker om "direkte kontakt med saksbehandler på nett" osv. osv. Utgangspunktet må være en gjennomgripende policydiskusjon i forhold til ;
- hvilken tilgjengelighet ønsker vi å profilere ( hva med kommunikasjonskanaler som sms og chat ? )
- saksbehandling på nettet i forhold til krav om offentlighet
- kanalisering av henvendelser
Deltakelse og kompetansespredning er viktig. Vi ønsker at mange skal ta del i utviklingen av digitale tjenester, herunder nettsiden. Det betyr at flere kan se hensikten og at det direkte påvirker omlegging til nye rutiner som følge av IKT-potensialet. Dermed spres kompetanse. Opplæring er nødvendig, men like fullt står organisasjonskulturelle problemer, mentale sperrer og trygghet som størst utfordring. Det finnes mange gode rasjonelle grunner for omlegging, men i de fleste sammenhenger handler det om mennesker og endringsvillighet.
3. Gevinstrealisering
Forventninger til gevinster burde vært definert tidlig i prosessen. Ingen inviterte til en slik drøfting og styringsgruppa formidlet ingen retningslinjer og uttak av gevinster. Heeks (2007) sier at ledelse av IKT-prosjekter, og OU-prosjekter i sin alminnelighet (vår tilføyelse), i forhold til å få en god gjennomføring og oppmerksomhet knyttet til hvordan forskjellige kulturer hos forskjellige ansatte påvirker holdninger til endringer.
Litt tidlig i prosjektet ennå, men kravet til oppfølging er fastsatt.
Lansering av ny nettside er ett skritt. Viktig nok, men forventninger om til alltid å være like aktuell og f.eks. at tjenestebeskrivelsene er up-to-date, setter krav til ressurser, prioritering og forståelse - like fullt etter at vi "er på lufta". Det som står beskrevet på nettet må være riktig og det vil publikum kunne forvente , ja, kreve. Det setter interne krav til kommuneorganisasjonen. Dette må struktureres og forankres.
Noen punkter å ta hensyn til ... - "beste praksis" - hva lærte vi eller hva bør vi lære, bygd på egne erfaringer fra prosjektet.
Læring 1 : Gjennomfør et forprosjekt
Skal et såpass stort prosjekt gjennomføres og tilnærmesvis kunne lykkes, så bør et forprosjekt, et innledende studium, gjennomføres. Forprosjektet må angi visjon, mål, mandat, ambiosjoner og gevinstrealisering og definisjoner - kort sagt legge opp en policy.
Læring 2 : Forståelse
Utvikle et program for hvordan skape tilstrekkelig forståelse for at ny nettside er riktig satsing og at det vil føre til noen interne utfordringer, rutiner må omdirigeres, saksbehandling endres og IKT-verktøyet må tas i bruk og opplæringsprogram på utarbeides. Derigjennom utvikles økt forståelse og relevante gevinster kan tas ut.
Læring 3 : Realistiske forventninger
Publikumsdimensjonen er helt essensiell, selvsagt. Ny portal med stort innhold betyr at vi tydeliggjør hvilke tjenester vi utfører. Det dannes forventninger til oss, og ut i fra hva vi opplyser om på nettsiden, så forplikter vi å levere. Samtidig er det viktig å angi realistiske forventninger. Dette vil føre til at vi stadig må foreta justeringer internt.
Kort avslutning : evaluering av egen prosjektoppgave
Utvikling av ny nettside må sees som et sentralt virkemiddel i en egovernment-strategi. Mange dimensjoner burde vært drøftet mer inngående, men ovenstående er i alle fall noen hovedpunkter i forhold til prosjektet. Med noe egovernmentteori i bunnen, så blir vi noe kritisk til egen organisasjon og ser "huller" i prosess og produket. Av systemkritiske kommentarer kan vi lære. Det er stor aktuell relevans mellom studiet nå og praktisk gjennomføring i egen organisasjon. Det er bra.
8.Litteratur
·
Omstilling med IKT – utfordringer for kommuner og fylkeskommuner – KS 2003
·
eNorge 2009 – det digitale spranget – Moderniseringsdepartementet 2005
·
eKommune – det digitale spranget – Kommuneforlaget 2005
·
St.meld. nr. 17 (2006-2007) – Eit informasjonssamfunn for alle – Det kongelige fornyings- og administrasjonsdepartement.
·
Heeks, R. (2006).: Implementing and Managing eGovernment. Sage publications
* Schartum, (red) 2007 : Elektronisk forvaltning i Norden
* Kumar,Mukerji, Butt, Persaud (2007) Factors for successful e-Government Adoption : a Conceptual Framework
Tools 
Help
: 
